Outlook Hilfe - verschiedene Emaikonten

[Carbonat]

Hallo!

Ich habe eine wichtige Frage zur Einstellung von Outlookkonten (Outlook 2010). In der angehängten Datei sieht man, es gibt 3 PST-Dateien bei mir: "Persönlicher Ordner", "Archiv" und meine "privateMailadresse@GMX". Macht ja erstmal alles fast so Sinn. Was ich irgendwie komisch finde: Warum gibt es einen persönlichen Ordner? Welchen Sinn hat der? Es würde doch der, meiner privaten Emailadresse reichen!? Oder alles im "persönlichen Ordner". Wie würde ich das hinbekommen?
Denn so wie es ausschaut sind meine Notizen, Kalendereinträge usw. in der "persönlichen Ordner".pst, Meine Mails jedoch in der ""privateMailadresse@GMX".pst !

Meine Freundin hat ein komplett anderes Problem: Sie hat auf ihrem Rechner Outlook 2007. Hier ist es so, dass alle ihre 3 Emailadressen im "Persönlicher Ordner" ankommen. Bisher hatte sie es in Unterordnern sortiert, aber das ist immer irgendwie sehr müßig, da sie jede Mail extra sortieren muss. Sie möchte es aber am liebsten so haben, wie bei mir - und zwar, dass Outlook jede Emailadresse getrennt anzeigt (wie bei mir im Menü links "Persönlicher Ordner", "Archiv" und meine "privateMailadresse@GMX"... heißt auch: getrennte .pst-Dateien dafür. Und vor allem: je nach dem in welcher .pst-Datei sie gerade arbeitet bzw. sich in Outlook befindet, von dieser soll auch die Email geschickt werden, wenn sie eine neue verfasst.

Wie bekommt man das sinnvoll organisiert? Ich blicke bei der Datenstruktur noch nicht so wirklich durch, vielleicht kann mir da ja jemand helfen.

 

[Tylon]

Zum Thema 1 und teilweise auch Thema 2:
Das ist dem Konzept geschuldet (aber wenn man es weiß verständlich):

Alles was reinflattert kommt in den Ordner 1. Ordner 1 ist wenn man einen Exchange hat, das Exchange-Postfach. Hat man keinen, dann ist es der "Persönliche Ordner", also eine PST.
Mehr bräuchtest Du auch eigentlich nicht.

Wenn Du Archivieren möchtest z.B. Automatisch, wie in der Arbeit kannst Du Sachen vom Ordner 1 in einen Ordner 2 verschieben lassen. Brauchst Du daheim natürlich nicht. An der Arbeit hast Du aber immer ein Postfachlimit, daher solltest Du hier was verschieben.
Der dritte Ordner kommt gar nicht von alleine sondern kam von Dir vielleicht durch eine unbewußte Einstellung.

Kommen wir zuerst zum Problem Deiner Freundin.
Es ist normal, dass die immer in einen Ordner fliegen. Sortieren muss man gar nicht. Mach doch mal auf ne Mail rechtsklick. Dann gehst auf Regeln, Regel erstellen und sagst bei Erweiterte Optionen "Nach Erhalt einer Nachricht über Konto "XYZ" in den Ordner "ABC" verschieben" und fertig. Das kannst Du für alle Konten machen. Ob das dann eigene PSTs sind oder nur unterordner im "persönlichen Ordner" ist dabei völlig egal.
Auch bei Dir würde ich da umbauen (denn so wie Du es handhabst ist es nicht gedacht)
Zuerst - Datei - Konteneinstellungen - Datendateien und hier den Persönlichen Ordner als Standard festlegen. Und von da aus dann mit Regeln raussortieren lassen wenns denn dringend sein muss.
Ich hab auch 3 Email-Konten, die ich abfrage. Die landen in einer PST aber in Unterordnern, zum Teil auch Emails wie Newsletter über eine Regel aus verschiedenen Postfächern in einem gemeinsamen Newsletter-Ordner usw.

 

[P406]

Hab ich schon erwähnt, daß ich den Flo dafür liebe ?!?!?!
MICROSOFTGOTT.......

Grüße, Martin

 

[Tylon]

Danke für die Blumen.

 

[Carbonat]

Der dritte Ordner kommt gar nicht von alleine sondern kam von Dir vielleicht durch eine unbewußte Einstellung.

Welche Einstellung ist das? Ich habe sie nirgends gefunden.
Ja richtig... das ist bei mir unbewusst passiert. Ich werde das auch denke ich so umstellen, wie du sagst.

Mach doch mal auf ne Mail rechtsklick. Dann gehst auf Regeln, Regel erstellen und sagst bei Erweiterte Optionen "Nach Erhalt einer Nachricht über Konto "XYZ" in den Ordner "ABC" verschieben" und fertig.

Ja, das hat sie bisher auch gemacht. Nur gibt es Konflikte mit geschäftlichen und privaten Kontakten. Die sich teilweise überschneiden. Das Problem ist, dass Outlook dann Mails in falsche Ordner sortiert, da die Regeln quasi einen Konflikt haben... er quasi die Mail in 2 Postfächer einsortieren müsste. Weißt du wie ich das meine???
Ich glaube das ist nur eine Frage von genaueren Regelfestlegungen und ein wenig Nachdenken.

Auch bei Dir würde ich da umbauen (denn so wie Du es handhabst ist es nicht gedacht)
Zuerst - Datei - Konteneinstellungen - Datendateien und hier den Persönlichen Ordner als Standard festlegen. Und von da aus dann mit Regeln raussortieren lassen wenns denn dringend sein muss.

Jop, das werde ich mal machen. Ich probiere mal aus, was passiert, wenn ich eine neue Mailadresse hinzufüge. Ob er da wieder eine extra PST anlegt oder nicht.

Danke auf jeden Fall für die kompetente Hilfe! Sowas liebe ich hier an dem Forum - schön dass es hier so viel Technik- und Computerbegeisterte gibt.

 

[Tylon]

Zum Thema "Konflikt" bei Regeln.
Die werden in einer Reihenfolge angewendet, die Du festlegen kannst. First one wins. Ergo: Du kannst genau spezifizieren, wie. Oft ist es auch so, dass man die Regel nach anderen kriterien als "von Postfach" oder "von bestimmten Kontakt" sinnvoller gestalten kann.

Wie gesagt, daheim brauchst Du nur eine PST.
Wenn Du geschäftlich (freiberuflich, Kleingewerbe o.ä.) das auch nutzt, solltest Du das in ne Zweite PST trennen.


Mein Umgang mit PSTs auf der Arbeit:
ich hab pro Jahr einfach eine aktuelle zusätzlich zum Exchange-Postfach. Nach knapp nem Monat wird über die Funktion Autoarchivierung die entsprechende Mail in die PST verschoben.
Mein Umgang mit PSTs daheim:
2 Stück. In eine fliegen alle Mails. Die werden da in Unterordner per Regel sortiert.
Jeder Ordner hat Autoarchivierung an. Bei den meisten wird es nach 6 Monaten in die Archiv-PST verschoben. Bei einigen (z.B. die Newsletter) werden die Mails aber auch einfach nach 4 Wochen gelöscht.

Das ist der klassische, empfohlene Weg, mit Mails umzugehen.
Tagging bzw. schlaue "Ansichten" gehen in Outlook auch, ähnlich wie in alternativen Mailclients, also man muss nichts in Unterordner sortieren. (nennt sich Suchordner und ist sehr praktisch) aber da hab ich den für mich besten Weg so noch nicht gefunden. Und seit die Suche perfekt und performant läuft, ist das eigentlich relativ unnötig zum sortieren (für andere Zwecke aber sehr tauglich)
Damit kann man eine Ansicht mit Regel erstellen ala "zeig alle Mails der letzten 3 Wochen der Kategorie A, die von XYZ waren und an Mailkonto ABC gingen" und diese "Suche" als Ansicht speichern.

Outlook ist so geil, wenn man sich bisschen damit beschäftigt. Meiner Meinung nach das beste Programm von MS.

 

[Carbonat]

Outlook ist so geil, wenn man sich bisschen damit beschäftigt. Meiner Meinung nach das beste Programm von MS.

Definitiv! Ich habe mich leider damit vieeel zu spät beschäftigt, mir fehlt da noch eine Menge Know-How.

Wenn Du geschäftlich (freiberuflich, Kleingewerbe o.ä.) das auch nutzt, solltest Du das in ne Zweite PST trennen.

Genau daher möchte sie das eigentlich. Sie hat eine private Mailadresse und 2 geschäftliche (2 verschiedene Firmen).
Was empfiehlst du da? Und wie stellt man das ein, wenn Outlook sagen will er soll für jede Mailadresse getrennte PSTs anlegen !? Dazu kommt noch, dass sie im "persönlicher Ordner"-Bestand eine Menge Unterordner hat, wo sie schon per Regeln sortieren lassen hat

 

[Tylon]

Es kommt immer an in einer PST. Und von da aus dann verschieben lassen.
Bei ihr würde ich dann ggf. sogar 4 Stück haben, um das klar zu trennen.
Die erste ist "der Eingang". Da kommt alles rein.
Und von da aus wirds per Regel auf Empfänger verschoben ins entsprechende Postfach oder direkt in den Unterordner im entsprechenden Postfach.
2 ist privat.
3 und 4 sind die Geschäftlichen.

Alternativ (aber oft ungeliebt, die nicht immer praktisch) kannst Du verschiedene Outlook-Profile anlegen, wo Outlook beim Start fragt (oder Du kannst im Betrieb wechseln unter Datei irgendwo), welches es hernehmen soll. Damit ließe sich beruflich und privat komplett und "hart" trennen. Dann fragst Du pro Profil nur ein Konto ab. Siehst halt logisch auch nicht immer alles, sondern nur das eine (oder wegen mir die 2 beruflichen zeitgleich) und kannst das quasi nochmal unterteilen.
Ich stell oft fest, dass wenn ich im privaten Mail-Account auch beruflich abfrage, auch in der Freizeit noch arbeite und da is diese Möglichkeit ganz praktisch.

Es gibt hier mehrere Wege die nach Rom führen, auch mehrere Hauptstraßen.

 

[crossshot]

Ich habe 3 eMail-Adresse in Outlook. 2 Stk. davon laufen über eine PST (OST bei Exchange). Hier mal ein paar Bilder dazu.

Das funktioniert prima und belibig ausbaubar.

 

[Carbonat]

Ah okay! Sehr gut! Jetzt sehe ich, wo ich das umstellen kann... bin ich wohl etwas blind geblieben.

Naja, ich werde ihr das mal vorschlagen, dann werden wir sehen was und wie wir es machen.

Sehr geil! Vielen Dank für die Hilfe!

 

[no IASCA]

Zum Thema archivieren: Beruflich hab ich auch einen "Posteingang" PST und schiebe dann in einen persönlichen Ordner (mit klassischer Baumstruktur, eher Projekt/Themenorientiert). Der "Posteingang" ist damit das "noch nicht zugeteilt, irgendwann mal aufräumen Kisterl".
Meine Persönlichen Ordner trenne ich übrigens jedes Jahr, denn sonst schleife ich Emails mit, die ich eh nicht wieder brauche. Übrigens, meine älteste Jahres .pst ist von 2000 und hab ich offenbar das letzte mal 2005 offen gehabt

 

[Carbonat]

Ich komm schon wieder echt nicht klar.

Habe meinen Rechner formatiert und Outlook neu draufgemacht. Nun hat er mir zwei .pst's erstellt, welche meineemailadresse@gmx.de.pst" rel="external und Outlook.pst. heißen. Also mal wieder Emails und Kontakte/Kalender/usw. getrennt.
Nun habe ich meine Backup-Daten in die Outlook.pst importiert, ist auch gut so. Aber neue Emails kommen nun in die meineemailadresse@gmx.de.pst" rel="external. Das möchte ich aber nicht. Ich möchte eine zentrale Datei für alles, also Emails bitte in der Outlook.pst speichern.

Wo kann ich das ändern ??? Ich finde die Einstellung echt nicht!
Die Schaltfläche "ordner wechseln" wie bei crosshot existiert bei mir nicht

 

[Tylon]

sicher, dass Du im richtigen Dialog bist? Im Dialog Email gibt es das bei mir, das mag aber eine Exchange-Sache sein.
Im Dialog Datendateien gibt es das bei mir nicht.

In Diesem sind die Speicherorte festgelegt und auch, wohin Dein Inhalt standardmäßig geworfen wird.

 

[crossshot]

Du hast den Button aber auch bei POP/SMTP s. oben daher schließe ich eine "Exchange-Sache" aus

 

[Carbonat]

Habe nun versucht die alte Backupdatei umzubenennen und damit die aktuelle meinemailadresse@gmx.de.pst" rel="external" rel="external zu ersetzen. Da hat Outlook einfach eine neue meinemailadresse@gmx.de" rel="external" rel="external(2).pst erstellt

So sehen die beiden Einstellungsfenster bei mir aus:

 

[crossshot]

Hast du alle Updates installiert?

Wenn ich es schaffe, probiere ich es später mal in einer VM

 

[Carbonat]

Hast du alle Updates installiert?

Wenn ich es schaffe, probiere ich es später mal in einer VM

Ja habe ich. Windows 7 wie Outlook 2010. Alles auf aktuellstem Stand.

Danke!

 

[Carbonat]

Nach elendigem rumprobieren, gings nun. Ich habe mein Konto neu eingerichtet, die Einstellungen aber manuell gewählt. Da kann man eine vorhandene .pst auswählen.
Der grobe Fehler war anscheinend, dass Outlook Standardmäßig imap als Kontotyp eingestellt hat. Denn mein altes Konto ist pop3 - nur dann nimmt Outlook die vorhandene .pst.
Wenn imap als Kontotyp ausgewählt ist, dann erzeugt er jedes mal eine neue .pst.